Home / AKTUELNOSTI IZ STOMATOLOGIJE / Kako uspješno organizovati poslovanje ordinacije?

Kako uspješno organizovati poslovanje ordinacije?

kako uspjesno...cetvrtak

Posljednja stvar koju želite jeste situacija u kojoj vaš profesionalni uspjeh ili neuspjeh zavisi od postupaka jednog od zaposlenih. Svaka ordinacija mora imati razvijen sistem poslovanja koji obezbjeđuje da ono ne zavisi od bilo koje pojedinačne osobe.

Određenost u postavljanju odgovornosti i ciljeva je u osnovi uspjeha svake ordinacije. U današnjem nemilosrdnom poslovnom okruženju prevaziđen je princip po kojem svi rade sve. Podrazumjeva se da morate da obučite zaposlene za obavljanje većeg broja funkcija, da moraju postojati utvrđena pravila i protokoli po kojima zaposleni mogu da zamjene jedni druge u trenucima odsustva. Međutim, svaki pojedinačni zaposleni mora da zna šta se očekuje od njega lično.

Pozabavimo se, na primjer,pitanjem stope zadržavanja pacijenata. Za to ne postoji standard, ali stomatolog može i mora postaviti svoj cilj u vezi sa tim. Prvi korak je određivanje broja pacijenata koje ordinacija gubi svakog mjeseca. Odatle možete pristupiti utvrđivanju efikasnosti postojećih radnih procedura koje direktno utiču na zadržavanje pacijenta, kao što je pozivanje telefonom, te utvrditi realne ciljeve za njihovo unaprijeđenje.

Pozivanje pacijenata telefonom obično je jedna od najslabije organizovanih aktivnosti u ordinacijama koje se bore za opstanak, ali veoma je nepouzdano i oslanjanje na priliv nezakazanih pacijenata.

Sa informacijama o pacijentima koji su dolazili nezakazani, postavljamo cilj da ih ponovo dovedemo u ordinaciju. Ovo zahtjeva promjenu stava vašeg saradnika zaduženog za zakazivanja, jer umjesto stava koji podrazumjeva jedino reakciju na poziv pacijenta koji želi da zakaže, potrebna je promjena ka stavu koji je proaktivan i koji podrazumjeva aktivno pozivanje pacijenata i potencijalnih pacijenata.

Ne treba praviti grešku i samo uopšteno zahtijevati promjenu u sistemu zakazivanja bez jasnog i konkretnog plana aktivnosti i dobro osmišljenih uputstava u vezi sa ophođenjem prema pacijentima.

Imajte u vidu da promjena u sistemu zakazivanja usmjerena ka povećanju stope zadržavanja pacijenata nije odgovornost samo administrativnog osoblja. Kada pacijent dođe na zakazano. čišćenje zuba, i higijeničar i stomatolog moraju da ga podsjete na neophodnost saniranja nekog dijagnostifikovanog, a nelječenog stanja.

Razmislite o kliničkoj efikasnosti ordinacije. Prilikom naših posjeta ustanovili smo da veliki broj stomatologa često ustaje sa stolice tokom sprovođenja intervencije, a njihovi asistenti moraju da izađu iz ordinacije da bi donijeli nešto što mora biti unaprijed pripremljeno.

Analize vremena i pokreta potrebnih za sprovođenje intervencije otkrivaju još tri uzroka pada produktivnosti: mali je broj tretmana po pojedinačnoj ljekarskoj sobi u jednom danu; nedovoljno je iskorišćena uloga stomatološkog asistenta; priprema i postavka stomatološkog pribora, opreme i materijala, kao i tok odvijanja standardnih procedura, nisu dobro isplanirani.

Razmotrite uvođenje novih usluga stomatološkog lječenja. Ordinacije koje jedva opstaju, često iz godine u godinu rade po ustaljenom običaju, samo ono što su oduvijek i radile – ugradnju krunica, plombiranje i čišćenje zuba. Oni stomatolozi koji se bave ranom periodontalnom terapijom, endodoncijom, koji rade fasetiranje, izbjeljivanje, implantate, ne samo da uspjevaju da uvećaju broj svojih pacijenata i povećaju promet, već obnavljaju i svoj profesionalni entuzijazam.

Odvojite vrijeme i svake godine uporedite cijene drugih ordinacija u vašoj okolini sa svojim cjenama da biste utvrdili da li postoje veća odstupanja. Važno pravilo jeste to da ne smijete biti ni najjeftiniji ni najskuplji zubar u komšiluku.

Analizirajte pokazatelje poslovanja svakog mjeseca. To će vam omogućiti da uočite tendencije, pojave koje se ponavljaju u periodu dužem od tri mjeseca, i da izvršite neophodne korekcije. Ključ uspjeha je u tome da obratite punu pažnju i čim uočite nepovoljne finansijske trendove, preduzmete nešto.

Kada izgleda da ukupan obim ostvarenih usluga i zarada padaju, da nema napretka ili da je usporen, uglavnom postoji veći broj faktora koji tome doprinose: – Česta je fluktuacija osoblja u ordinaciji; – Ne postoji standardizovana obuka za novozaposlene; – Ciljevi koji određuju očekivani obim poslovanja, obim naplate I popunjenost termina ne postoje ili su u najmanju ruku nejasni; – U ordinaciji ne postoji razrađen sistem vrednovanja učinka, ili se vrednovanje sprovodi – Zaposleni ne znaju kako da prate radni učinak i da odrede da li su uspješni ili neuspješni; – Opis radnog mesta ne postoji ili je nejasan. Više osoba je načelno odgovorno za više funkcija. Time se gubi na pouzdanosti, ali neko uvijek upire prstom kada stvari krenu naopako; – Praznine u rasporedu i nepojavljivanje pacijenata prilično su uobičajeni; – Niko ne poziva pacijenta koji se jednom pojavio nezakazan; – Ne bilježe se podaci o pacijentima koji dolaze nezakazani i sprovedenim intervencijama; – Zaposleni stomatolozi nikada nisu učestvovali u procjeni kliničke efikasnosti ordinacije i ne znaju kako se to radi; – Rijetko se radi analiza cijena usluga i njihovo poređenje sa konkurentima; – U dužem vremenskom periodu nisu uvedene nikakve nove usluge; – U ordinaciji ne postoje utvrđeni ciljevi i vizija poslovanja; – Zarade nema ili je nedovoljna i stomatolog je pod stresom.

Svaki od nabrojanih faktora utiče jedan na drugi. Na primjer, velika fluktuacija osoblja možda je posljedica nepostojanja jasnog opisa radnog mjesta. Možda se novozaposleni očajnički trudi da shvati kako se stvari odvijaju, ali na kraju odlazi, jer ne postoji nikakva uvodna obuka za to radno mjesto.

Kada je zaposlenom pomoću uvodne obuke obezbjeđeno da razumije kakva su očekivanja od njegovog radnog mjesta u svijetlu ciljeva cijele organizacije, možete od nje ili njega očekivati da radi u skladu sa zacrtanim ciljevima. Najvažnije što time postižete jeste to da svaki dio vaše organizacije radi za vas, a ne protiv vaših interesa.

Izvor: DT,  Sally McKenzie,

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Scroll To Top